企業で収集した情報の活用には注意が必要です。アンケート情報から見るコンプライアンス違反、違反実例からコンプライアンスを理解しましょう
アンケートの利用はコンプライアンス違反が多い典型例
顧客から集めたアンケート情報を用いて商品開発を行う行為は、コンプライアンス上、何の問題ありません。
企業の正常な事業活動の一環であるといえます。
では、このアンケート情報を他の部署で利用するとなると、どうなるのでしょうか。
部署は異なっていても、同じ会社の内部で利用するのであるから、コンプライアンスに問題はないと考える人が多いようです。
しかし、これは立派なコンプライアンス違反を意味します。
間違いやすいケースなので、きちんと理解しておきましょう。
アンケートを行う場合には、事前にどのような目的のために情報を収集し、利用するかを説明する必要があります。
したがって、アンケートに回答した人は、事前に説明された「目的に対して」利用される事を承諾したと言えます。
言い換えれば、事前に説明した目的以外の利用に関しては、一切承諾していないということです。
同意や承諾を得ていない以上は、社内の他部署であっても、利用する事はできないのは当然のことでしょう。
個人情報を含むアンケートは取扱い注意
事前に説明した目的以外での利用を行う場合は、あらためて説明を行ったうえで承諾・同意が必要となります。
注意が必要なのは、利用目的は同じであっても活用する部署が異なる場合には、あらためて同意を得なければ活用することができないという点です。他の部署はもちろん、他目的に利用する事も禁じられることになりますので、慎重に取り扱いましょう。
社内にある情報だからといって、社内で自由に使うことができるということではありません。
特に、個人情報を含むようなアンケートの場合には、活用だけではなく、個人情報保護法に基づいた厳重な保管を行う必要があります。
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